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Allgemein St.adtlabor

Rückblick. Weiterbildung Datenschutz

Am 13.10.2021 trafen sich zur ausgebuchten Weiterbildung „Datenschutz fürs Ehrenamt“ sechzehn Personen im St.adtlabor, um von der Juristin und Beraterin für Datenschutz Cristina Bittner einen Überblick zum Thema zu erhalten. In zweieinhalb gehaltvollen Stunden wurden grundsätzliche Punkte zum Datenschutz in Vereinen, Gruppen und Organisationen offen gelegt.

Alle Vereine und Gruppen betrifft die Datenschutzverordnung

Alle Vereine, Gruppen und Organisation sammeln personenbezogene Daten und verarbeiten diese. Damit müssen sie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beachten. Es gelten jegliche Erscheinungsformen der Daten (Papier, Wort, Bild, digital).

Grundsätzlich ist es verboten personenbezogene Daten zu verarbeiten, deswegen müssen die sogenannten Rechtsgrundlagen beachtet werden:

  • Es wurde der Verarbeitung der Daten schriftlich zugestimmt (Einwilligung).
  • Es gibt einen Vertrag (z. B. einen Vertrag über die Mitgliedschaft).
  • Oder es gibt ein berechtigtes Interesse des Vereins /der Gruppe (bspw. Informationen über die Gruppenaktivitäten).

Pflichten der Ehrenamtlichen beim Datenschutz

Gruppen und Vereine müssen darauf hinweisen, dass Daten verarbeitet werden und bei Nachfrage offen legen, welche Daten dies sind (Informationspflicht).

Der Datenschutz muss dokumentiert werden (Einwilligung, Verarbeitungstätigkeiten, Dienstleisterauswahl, Schulungen etc.).

Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten in der Gruppe muss erstellt werden: d. h. alle Tätigkeiten müssen aufgelistet werden, bei denen in der Gruppe personenbezogene Daten verarbeitet werden. Es wird zudem dokumentiert, wer die Betroffenen sind. Das Verzeichnis ist nicht öffentlich, muss aber der Aufsichtsbehörde auf Nachfrage vorgelegt werden. Ein Muster dafür finden Sie beim Bayrischen Landesamt für Datenschutz.

Eine*n Datenschutzbeauftragte*n muss unter anderem in folgenden Fällen benannt werden:

  • Mindestens 20 Personen sind ständig innerhalb der Gruppe mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt.
  • Die Kerntätigkeit des Vereins oder der Gruppe besteht in der umfangreichen Verarbeitung besonders sensibler personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten in Selbsthilfegruppen) oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten.
  • Wenn die Kerntätigkeit des Vereins oder der Gruppe in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Person erforderlich macht (z. B. bei Videoüberwachung in Fußballstadien).

Der Vereinsvorstand ist für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich und kann somit nicht gleichzeitig als Datenschutzbeauftragte*r wirken. Letzterer kann auch extern benannt werden. Personen, die in der Gruppe mit Daten arbeiten, müssen sich zum Thema fortbilden und eingewiesen werden.

Gruppen und Vereine können ihre Satzung durch eine Datenordnung, die die geeignete Datenverarbeitung regelt, ergänzen. Als Grundlage dienen folgende Fragen:

  • Welche Daten gibt es und wie verarbeiten wir sie?
  • Wer hat Zugriff auf was? Generell sollten alle Personen, die in der Gruppe mit personenbezogenen Daten arbeiten, schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.
  • Wann wird gelöscht? Generell gilt: Alles was nicht gebraucht wird, muss weg!
  • Welche allgemeinen Regelungen zum Umgang mit Daten gibt es im Verein?
  • ggf. Vorgaben zur Nutzung eigener Geräte

Pannen im Umgang mit personenbezogenen Daten müssen unverzüglich bei der Landesbeauftragten für Datenschutz im Land Brandenburg gemeldet werden (bspw. gehackte Clouds & Webseiten, gestohlener USB-Stick mit Mitgliederdaten, …).

Geeignete technische Maßnahmen

Eine angemessene Sicherheit muss mit geeigneten technischen Maßnahmen bei der Datenverarbeitung gewährleistet und auf dem Stand der Technik sein. Grundsätzlich sollte man

  • PC, Netzwerk und Internetzugang absichern (Updates, Virenscanner, kein öffentliches WLAN, …)
  • sicherer Umgang mit Benutzerkennungen (ggf. 2-Faktor-Authentifizierung) pflegen
  • Phishing, Trojaner und Ransomware erkennen
  • Zugangsberechtigungen einschränken
  • automatisches Backup einrichten
  • Daten, Mails und Webseiten verschlüsseln

Praktische Tipps

Grundsätzlich sollten DSGVO-konforme Wege zur Datenverarbeitung genutzt werden:

  • Für Mitgliederchats datenschutzkonforme Apps, z. B. Threema, nutzen. Bei Anwendungen sollten die Kriterien Vertraulichkeit, eigene Zwecke des Anbieters, Teilen von Kontakten, internationale Datentransfers und die Kontrolle über die Datenverarbeitung immer hinterfragt werden.
  • Bei E-Mail-Verteilern darauf achten, dass die Mails entweder per Newsletter-Programm verschickt werden oder alle Empfänger im „BCC“-Feld der Mail eingetragen werden. So kann kein Empfänger die anderen Empfänger der Mail sehen.
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei E-Mails nutzen.

Diese und weitere Sicherheitsmaßnahmen werden wir in der Weiterbildung „Sicher im Netz fürs Ehrenamt“ am 21.01.2022 konkret besprechen.

  • Kontakt- und Mitgliederlisten nicht weitergeben.
  • Bei Videokonferenzen datenschutzkonforme Programme, wie BigBlueButton, nutzen.
  • Bei Foto- und Videoaufnahmen, die veröffentlicht werden, ist eine Einwilligung oder Rechtsgrundlage erforderlich. Somit kann auch ein berechtigtes Interesse entgegen dem Recht am eigenen Bild eine Veröffentlichung zulassen. Hierbei muss sehr genau das Interesse gegen die Grundrechte am eigenen Bild abgewogen werden. Achtung! Kinder sind besonders schutzwürdig und somit dürfen deren Fotos niemals ohne Einwilligung veröffentlicht werden.
  • Eine Einwilligung sollte leicht verständlich, freiwillig, einem Zweck zugeordnet und schriftlich sein. Generell sollte eine Aufklärung über die Risiken erfolgen. Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden, dann müssen die Daten gelöscht werden.
  • Besonders sensible Daten (Schwangerschaft, Gesundheitsdaten – auch Corona!, Sucht, Religion, politische Meinung, sexuelle Orientierung, biometrische Daten, genetische Daten, Gewerkschaftszugehörigkeiten etc.) sollten äußerst selten, nicht ohne Grund erhoben und entsprechend geschützt werden.
  • Hinweise auf Homepage: Die Datenschutzerklärung muss abrufbar sein und der Nutzung von Cookies muss zugestimmt werden.

Zusammenfassung

Leider gibt es keine einheitliche Vorlage oder Blaupause für Datenschutz im Ehrenamt. Jede Gruppe muss sich selbst eine Datenordnung geben, die den spezifischen Gruppen- und Vereinsgrundlagen entspricht.

Alles ist besser als nichts, denn Datenschutz
ist ein kontinuierlicher Prozess.

Weiterführende Informationen

Die gesamte Präsentation von Frau Bittner kann Ihnen auf Nachfrage gern zugesandt werden. Weiterführende Informationen zum Datenschutz:

Für Gruppen und Vereine im ländlichen Raum mit einer dünnen Decke an Rechtsberatungen empfiehlt Frau Bittner folgende Webseiten:

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Workshops zur Erstellung der Ehrenamtsplattform

Workshops Konzentriertes Arbeiten
Grafisch aufgearbeitete Ergebnisse des 1. Workshops zum Thema Demografie im Ehrenamt

Anfang September 2021 liefen vier Workshops mit über 25 Interessierten und ehrenamtlich Engagierten.

Herzlichen Dank an alle Teilnehmende! Es waren zwei sehr bereichernde Wochenenden, in denen durch die Zusammenarbeit mit den Ehrenamtlichen sehr viele Erkenntnisse, Anregungen und Inspirationen gesammelt wurden. Die ersten Impulse wurden gesetzt und die Ergebnisse der Workshops werden für die nächste Phase der Softwareentwicklung aufbereitet. 

Die erste umfassende Sammlung der wichtigsten digitalen Funktionen einer Ehrenamtsplattform wurden im letzten Workshop kurz vorgestellt. Das erste Meinungsbild zeigte, dass die dringendsten Bedürfnisse sind:

  • ein Veranstaltungskalender
  • eine einheitliche Vereinsübersicht und
  • die Möglichkeit, einem oder mehrerer Vereine zu folgen, um wichtige Informationen zu erhalten.
Hier finden Sie als Übersicht ein Poster mit allen gewünschten digitalen Funktionen. Bitte teilen Sie uns gerne Ihre persönliche Priorisierung per Kontaktformular, Mail oder im St.adtlabor mit. Die Teilnehmenden des letzten Workshops entschieden sich für jeweils zwei Funktionen, die ihnen am wichtigsten sind und markierten diese mit grünen Punkten.

Wie geht es jetzt weiter?
Wenn die Nachbereitung der Workshops abgeschlossen ist, werden allen Teilnehmenden und Interessierten die zentralen Ergebnisse per Mail zugesendet. Anschließend erhält der Software-Dienstleister die Wünsche zur Umsetzung. Es ist allerdings auch klar, dass sich nicht alles davon im Detail realisieren lässt. Denn am Ende bedarf es einer Lösung, die nicht zu kleinteilig ist, sondern die zentralen Funktionen abdeckt, die die Aktivitäten der Ehrenamtlichen sichtbar macht und ihre Arbeit erleichtert. Nach der Programmierung wird der Prototyp von Engagierten getestet, angepasst und optimiert, bis eine passende digitale Lösung gefunden ist. Für die Nutzung der Ehrenamtsplattform wird es Unterstützungsangebote in Form von Workshops geben. Falls Sie Lust haben an der Testung teilzunehmen, können Sie uns gerne kontaktieren! 

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Eröffnung des St.adtlabors

Willkommen im St.adtlabor

Am 18. August 2021 eröffnete das Projektbüro im Seitenflügel der St. Marienkirche (Kirchstr. 14, Herzberg). Eingeladen waren dazu alle Herzberger Vereine, Engagierten und Gruppen.

Ablauf

  • Herzlich Willkommen & Ort St.adtlabor (Stephanie Kuntze)
  • Projektvorstellung & aktueller Stand (Susann Nitzsche)
  • Diskussionsrunde
  • Danke und Ausblick
Präsentation zur Eröffnung des StadtlaborsHerunterladen
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Auftaktumfrage zum Digitalisierungsstand im Ehrenamt

Wortwolke zurAuftaktumfrage
Themenfelder der Gruppen und Vereine, die während der Auftaktveranstaltung anwesend waren.

An der Umfrage des Projektes Herzberg digital.verein.t zur Bedarfserfassung im Bereich der Digitalisierung der Arbeit von Vereinen und anderen ehrenamtlichen Organisationen haben im Juni 2021 über 100 Personen teilgenommen, 64 davon sind Vertreter*innen von Vereinen und Gruppen aus Herzberg. 

Die Ergebnisse zeigen: Digitalisierung ist kein Fremdwort für die Herzberger Vereine und Gruppen. In einigen Bereichen sind bereits ein Großteil der Organisationen selbstverständlich digital unterwegs.

  • Das gilt zum Beispiel für die interne Kommunikation, für die fast 70% der Befragten bereits auf Messenger zurückgreifen.
  • Auch sind bereits 65% der Vereine und Gruppen mit einer Website im Internet vertreten, fast 50% sind in den sozialen Medien aktiv.
  • Dennoch scheint es gerade in diesen Bereichen das Bedürfnis nach Weiterentwicklung zu geben: 69% der Vereine haben Interesse  an Weiterbildungsangeboten zum Thema Öffentlichkeitsarbeit über Soziale Medien und Website. 
Umfrage_Bedarfserfassung_AuswertungHerunterladen

Noch kaum online agieren die Herzberger Organisationen hingegen in den Bereichen Mitgliederakquise, Spendensammeln und digitale Projektzusammenarbeit. Nicht überraschend, dass gerade in diesen Bereichen der größte Handlungsbedarf in Richtung Digitalisierung gesehen wird: Fast die Hälfte der Vereine und Gruppen fände es wichtig, für die Zusammenarbeit in Projekten sowie für die Gewinnung von neuen Mitgliedern Online-Dienste zu nutzen. Die Relevanz von Online-Mitgliederakquise zeigt sich auch in den Antworten zu Weiterbildungsangeboten: 50% hätten Interesse an Weiterbildungsangeboten zum Thema Mitgliedergewinnung. 

Ein weiterer Bereich, in dem die Herzberger Gruppen gerne digitaler aufgestellt wären, sind Treffen und Versammlungen. Bisher treffen sich nur ca. 10% der Vereine im Netz. 50% derjenigen, die bisher noch keine Online-Treffen durchführen, würden das gerne in Zukunft ändern. 

In vielen Organisationen (60%) gibt es eine Person, die für die Einführung von digitalen Technologien zuständig ist. Dennoch scheint hier Kompetenzmangel zu bestehen: Die größte Barriere bei der Einführung digitaler Anwendungen ist das Fehlen von Personen mit IT-Kenntnissen oder der Bereitschaft, sich damit eingehend zu beschäftigen. Die zweitgrößte Barriere, von 44% thematisiert, sind die Kosten, die mit der Einführung von digitalen Technologien einhergehen. Erfreulich ist, dass die grundsätzliche Einstellung gegenüber Digitalisierung positiv zu sein scheint: Nur bei 8% ist die fehlende Zustimmung des Vorstands oder der Mitglieder eine relevante Barriere bei der Einführung von Tools. 

Hinsichtlich der Nutzung der Herzberg-App zeigen sich die Befragten in der Umfrage noch zurückhaltend. Zwar wird die App bereits von 75% der Befragten genutzt, jedoch von mehr als der Hälfte nur sporadisch. Die Zufriedenheit mit der App siedelt sich im Mittelfeld an: Mehr als die Hälfte der Nutzer und Nutzerinnen ist weder zufrieden noch unzufrieden mit der Herzberg-App. Dies kann daran liegen, dass die Befragten keine tiefergehende Kenntnis der App haben und entspricht außerdem dem in der empirischen Sozialforschung häufig beobachteten Phänomen der Tendenz zur Mitte. Hier hätte demnach eine gerade Zahl an Antworten gegeben werden müssen, um eine entschiedene Antwort zu “erzwingen”.

Umso deutlicher zeigt sich der Bedarf nach Weiterentwicklung der App, sowohl bei den Vereinen und Gruppen als auch bei den anderen Herzberger*innen. Viele der Vereine und Gruppen geben an, die App in Zukunft für die Ankündigung von Veranstaltungen, Trainings- und Kurszeiten, die Präsentation ihres Vereins und die Mitgliedergewinnung nutzen zu wollen. Ähnliche Interessen bestehen auch auf Seiten der vereinsexternen Herzberger*innen: Oberste Priorität hat hier der Veranstaltungskalender, dicht gefolgt von Neuigkeiten aus dem Leben der Vereine und der Möglichkeit, schnell und einfach mit den Vereinen und Gruppen in Kontakt zu treten. 

Für die Entwickler*innen der App geben die Umfrageergebnisse bereits eine erste Richtung vor. An die konkrete Ausgestaltung geht es dann zusammen mit den Engagierten in den Prototyping-Workshops.

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Auftaktveranstaltung am 03. Juni 2021

Hybride Auftaktveranstaltung Herzberg digital.verein.t

Modellprojekt Herzberg digital.verein.t startet durch

Der Startschuss für das Modellprojekt Herzberg digital.verein.t ist offiziell gefallen: Am 03. Juni 2021 trafen sich online per Zoom und offline im Bürgerzentrum in Herzberg (Elster) rund 40 Vertreterinnen und Vertreter von über 30 Herzberger Vereinen und aktiven Gruppen.

Präsentation zum AuftaktHerunterladen

In der Präsentation finden Sie die anwesenden Vereine, sowie die Tagesordnung und den Projektablauf.

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Von der Projektskizze zur Umsetzung

Herzberg digital.verein.t im St.adtlabor

Die Idee…

… ist die Erweiterung der Herzberg-App mit einem geeignetem Tool für das Ehrenamt.

Die Stadt Herzberg (Elster) hat sich an einer Fördermaßnahme im Rahmen des Bundesprogramms Ländliche Entwicklung – Heimat 2.0 mit einem Forschungs- und Entwicklungsvorhaben für eine spezielle IT-Lösung für die Vereine & Interessengruppen zur Integrierung in die Herzberg-App beteiligt (Projektskizze).

Ziele des Modellprojektes

  • Unterstützung und Sichtbarmachung der Herzberger Vereine, Gruppenvereinigungen und Interessengruppen in Form eines digitalen Tools zur Bereicherung der Herzberg-App
  • gezielte Bedarfsermittlung und Berücksichtigung von Anforderungswünschen durch Best-Practice-Recherche, Umfragen und Workshops
  • Entwicklung eines Prototypen als Open-Source-Lösung
  • nachhaltige Kommunikations- und Bildungsangebote vor Ort (St.adtlabor, Lug2 als Coworking-Space)
  • Zusammenfassung der Erfahrungen in einem Praxisleitfaden zur Bereitstellung für andere Kommunen

Werdegang des Förderantrages

  • Tatkräftige Unterstützung durch Neuland 21 e.V., zuständig für Innovationsforschung und Projektentwicklung für den ländlichen Raum (Chancen der Digitalisierung etc.)
  • 1. Info-Veranstaltung für die Vereine vom 09.07.2020 mit dem Ziel: viele Vereine finden, die Lust auf neue Erfahrungen haben und eine auf ihren Verein zugeschnittene IT-Plattform wünschen => offizielle Rückmeldung von 18 Vereinen
  • Projektskizze zum Projektvorhaben „Herzberg.digital.verein.t“ am 15.07.2020 beim BMI eingereicht – 1. Runde geschafft!
  • Info vom BMI am 01.09.2020: Herzberg (Elster) ist in der 2. Runde! Beste Aussicht für eine Förderzusage (über 300 T€) – Bedingung: Einreichung Vollantrag bis 11.10.2020
  • 2. Info-Veranstaltung für die Vereine vom 08.10.2020 – Informationen zum aktuellen Stand und weitere Vereine zum Mitmachen animieren – offizielle Rückmeldung von insgesamt 23 Vereinen
  • Vollantrag wurde am 11.10.2020 beim Bundesinstitut für Bau-, Stadt-, und Raumforschung fristgerecht eingereicht.
  • Laut Pressemitteilung von Bundesminister Seehofer vom 20.11.2020 (https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/pressemitteilungen/DE/2020/11/foerderung-strukturschwache-regionen.html) ist es nun bekannt gegeben, Herzberg ist Teil des neuen Förderprogramms Heimat 2.0.
  • Der offizielle Förderbescheid ist aufgrund einiger Verzögerungen, die wir nicht beeinflussen konnten, erst am 19.04.2021 eingetroffen, so dass der Zeitplan des Projektes etwas angepasst werden musste.
  • Weitere aktuelle Entwicklungen im Projekt kann man im Blog nachlesen.

Wir freuen uns sehr über diese Möglichkeit und haben Lust, gemeinsam mit unseren Vereinen, Gruppenvereinigungen und Interessengruppen und mit Hilfe von Neuland 21 e.V. ein passendes digitales Tool zu entwickeln.

Zeitplan

Die Projektdauer beträgt 24 Monate (rückwirkend Januar 2021 – Dezember 2022):

Januar – April 2021            

Teamzusammensetzung & Gewinnung Vereine/ Vorrecherche „Gute Praxis“

April – Juni 2021            

Auftaktveranstaltung / Einrichtung St.adtlabor (als Anlaufstelle vor Ort & Projektbüro)

Juni – Juli 2021              

1. Umfrage Bedarfserfassung (Präsentation, Bildung Workshop-Gruppen)

August – September 2021            

Eröffnung St.adtlabor & 1. Workshop-Reihe – Prototyping (Anforderungskatalog & Mockups*)

September – Oktober 2021             

Software-Entwicklung (Prototyp) / Erstellung Best-Practice-Broschüre

Zeitplan Projekt

November 2021 – Februar 2022              

Begleitete Testphase und Softwareentwicklung

März – August 2022            

2. Umfrage (Launch-Event/ Präsentation) / 2. Workshop-Reihe – Optimierung (Mockups Optimierung)/ Software-Optimierung / Erstellung Praxisleitfaden

Juli – Dezember 2022

regionale und überregionale Öffentlichkeitsarbeit / Verstetigung der Unterstützungsangebote für die Vereine / Projektabschluss

Zusammenfassung

Die Netzwerkarbeit, die Kommunikation und die Bildungsangebote finden vor Ort fortwährend statt. Das Ziel: stetige Optimierung und nachhaltige Entwicklung!

Zur Unterstützung der Vereine im technischen Umgang und bei allgemeinen Fragen zu den Herausforderungen im Vereinsalltag während und auch nach Ablauf des Förderprogramm soll ein Projektbüro in der St. Marien-Kirche als St.adtlabor etabliert und eingerichtet werden.

Wir freuen uns sehr auf dieses Projekt, auf die Anregungen, Ideen und die Möglichkeiten, Unterstützung anzubieten und natürlich auf die Zusammenarbeit mit unseren ehrenamtlich Engagierten.